Arkivering
Vi är skyldiga att arkivera allmänna handlingar, oavsett medium, från verksamheten. Institutionens arkiv ska avspegla verksamheten och är enligt arkivlagen en del av det nationella kulturarvet.
Varje medarbetare har ansvar för att sina handlingar hålls ordnade och att de arkiveras. Kontakta din arkivvårdare för stöd och för överlämning till institutionens närarkiv.
Diarieföring
Allmänna handlingar ska diarieföras. Undantag får göras för handlingar av uppenbart ringa betydelse för verksamheten (t.ex. inbjudningar, diverse förfrågningar).
Undantag får även göras för handlingar för vilken sekretess inte gäller, om de hålls ordnade på sådant sätt att det utan svårighet kan fastställas om en handling har kommit in eller upprättats (t.ex. fakturor och handlingar i personalärenden av rutinkaraktär). Syftet med diarieföring är bl.a. att garantera allmänheten rätten att ta del av allmänna handlingar.
Diarieföringen ska ske utan dröjsmål. Inkommande handlingar ska diarieföras samma dag de kommer in. Upprättade handlingar ska diarieföras när de expedierats (skickad till någon utanför institutionen), beslut fattats eller när de på annat sätt färdigställts (justerats, slutbehandlats).
Institutionens registrator hjälper dig gärna om du har frågor om diarieföring.
Hur gör jag för att diarieföra mina handlingar i ett nytt ärende?
Du skickar ett mejl tillsammans med det du vill diarieföra till Engelska institutionens registrator. Ange vad ärendet gäller (ärenderubrik), vem som initierat ärendet och när handlingen kom in eller upprättades samt vem som ska vara ärendeansvarig.
Observera att alla handlingar i ett ärende ska lämnas för diarieföring (t ex förfrågningar och svar) så att ärendet blir komplett och kan avslutas.
Hur diareför jag ytterligare handlingar i ett ärende?
Du skickar ett mejl tillsammans med det du vill diarieföra till Engelska institutionens registrator. Uppge följande information:
1. diarienummer
2. datum då handlingen kom in eller upprättades
3. i förekommande fall uppgifter om handlingens avsändare eller mottagare
4. beskrivning, i korthet vad handlingen rör.
Viktigt att tänka på
- Om originalhandling som inkommit är i pappersform kan du lämna över den personligen till institutionens registrator enligt överenskommelse. Du får gärna anteckna diarienummer, ankomstdatum och vem som är avsändare i sidhuvudet, men i övrigt ska det se ut som när det kom in till myndigheten.
- När det gäller e-post är det både själva mejlet och eventuella bilagor som ska diarieföras.
- Handlingar som berörs av sekretess ska inte skickas via e-post. Kontakta registrator och kom överens om hur ärendet ska hanteras.
- Ärenderubriken som du anger för ett ärende ska vara representativ för hela ärendet. Den ska vara kort, tydlig, informativ, unik, men inte dokumentbeskrivande. Tänk även på att sekretessuppgifter inte får röjas i ärenderubriken.
- Diarienumret gäller inte bara den första handlingen i ett ärende utan även alla in- och utgående handlingar som följer därefter.
- Diarienumret ska alltid stå i sidhuvudet på de handlingar som upprättas.
- Alla eventuella utskrifter till arkivet ska skrivas ut enkelsidigt.
Läs mer om arkivering och diarieföring vid Stockholms universitet via relaterade länkar nedan.