Reseräkning ska fyllas i direkt efter hemkomst och måste vara inlämnad senast tre månader efter avslutad resa. Reseräkningen redovisas i Primula och skrivs ut och lämnas i pappersform i postfacket som tillhör institutionens administrativa chef.

En komplett inlämnad reseräkning i pappersform innehåller:

  • Utskrift från Primula, med fullständig kontering (se nedan).
  • Kvitton/elektroniska kvitton i original för utlägg. Kvitton ska tejpas (får ej häftas) på A4-ark.

Handledning till att fylla i din reseräkning i Primula

I formuläret finns hjälptext (?) med förtydliganden. Nedan ger vi ytterligare några förtydliganden, t.ex. vad gäller konteringen, som kan vara till hjälp:

Kontering
För att kunna registrera kontering trycker du på konteringsknappen och där börjar du med att ange institutionsnummer 150 som är beteckningen för Engelska institutionen. Därefter anger du vanligtvis aktivitet 30100 och kostnadsbärare 150002 om institutionen ska stå för kostnaden. Om det är ett projekt som ska betala så anger du istället för aktivitet ett projektnummer och sedan tillhörande kostnadsbärare. Projektnumret ska du få av projektägaren. Du kan också höra med institutionens personal- och ekonomihandläggare.

Fullständiga konteringsuppgifter:

  • Inst (institutionsnummer, d.v.s. 150 för Engelska institutionen)
  • Projekt med tillhörande kostnadsbärare eller aktivitet och kostnadsbärare om institutionen betalar
  • Kstbärare (kostnadsbärare)

Aktivitet ska inte anges vid projektnummer.

Traktamente
För att du ska kunna få traktamente måste tjänsteresan innebära minst en övernattning och vara utanför verksamhetsorten. Traktamentet är tänkt att täcka ökade levnadskostnader under tjänsteresan, t.ex. måltider, lokala resor samt diverse småutgifter. Traktamentets storlek regleras av Skatteverket, se här.

Traktamentet beräknas utifrån de restider du anger i din reseräkning. Traktamentet reduceras om du själv inte betalat alla måltider. Har du inte begärt ersättning för boendekostnader kan ett nattraktamente utgå – klicka i boxen ”Privat övernattning” för att fylla i detaljer.

Läs mer om traktamente under relaterade länkar nedan.

Måltidsavdrag
Om du själv betalat alla måltider, klicka i boxen ”Alla måltider betalda av resenären”. Om inte måste du ange vilka måltider som betalats av någon annan, klicka på ”Måltider”. Instruktion för måtlidsavdrag (152 Kb) .

Avbrott i resa
Om du avser att inte arbeta vissa dagar under tjänsteresan ska du ange avbrott för dessa dagar, kan avse semester, sjukledighet eller annan anledning (observera att semester/annan ledighet måste ansökas om på vanligt sätt).

  • För avbrott hel dag (t.ex. semester), ska tiderna anges 06:00 till 23:59
  • Avbrott ska ej göras dagar för avresa och hemresa
  • Kostnader under avbrottsdagar ersätts ej

Utlägg

  • Varje kvitto ska redovisas separat som eget utlägg ("ny rad") i Primula
  • Dricks inom Sverige ersätts ej
  • Endast svensk moms ska redovisas
  • Valutakursen för varje utlägg/kvitto ska styrkas med t.ex. växlingskvitto eller kontoutdrag
  • Om hotellkvitto innehåller poster för måltider (t.ex. frukost) ska dessa strykas och räknas bort från totalsumman (SU ersätter ej måltider, sådana kostnader betalas av traktamentet)

Representation
Vid representation ska beskrivning, representationstyp, datum för aktiviteten samt namn och organisationstillhörighet på samtliga deltagare registreras under knappen ”Deltagare” som du hittar under fliken representation i Primula. Läs mer om representation under relaterade länkar nedan.

Meddelanderutan
Använd meddelanderutan i reseräkningsformuläret för att motivera och förtydliga och bifoga relevanta dokument i reseräkningen. Även syftet med resan ska stå i meddelanderutan i Primula.